důvěryhodný a silný partner s vynikajícím renomé
ObsahPřipravovaný zákon o ochraně oznamovatelů, takzvaných whistleblowerů, se dotkne desetitisíců soukromých i státních organizací. Jde o největší compliance změnu od implementace GDPR. Přestože Česká republika nestihne zřejmě schválit zákon podle lhůty dané evropskou směrnicí včas, nová pravidla pro whistleblowing dříve či později začnou platit. Doporučujeme proto vyhnout se nejistotě a připravit se na whistleblowing již teď.
Zákon o whistleblowingu sněmovna nestihla před volbami schválit, a je tak velmi pravděpodobné, že Česká republika nesplní lhůtu pro implementaci směrnice EU, která vyprší 17. 12. 2021. Po tomto datu se nicméně budou aktivovat přímé účinky směrnice. Tisíce firem se tak dostanou do nejistoty, kdy nebo zda vůbec budou muset zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na neetické či protiprávní jednání nebo poškozování veřejných zájmů.
Navrhovaný zákon o whistleblowingu totiž s takovou povinností počítal od 31. března 2022 pro zaměstnavatele s nejméně 25 zaměstnanci, veřejné zadavatele, obce s více než 5 tisíci obyvateli nebo poskytovatele finančních služeb (např. banky, pojišťovny apod.). Směrnice EU nicméně obecně požaduje povinný whistleblowing u všech organizací s nejméně 50 zaměstnanci nebo obcí s více než 10 tisíci obyvateli.
Jisté je, že zákon dříve nebo později musí Česká republika schválit; teď je jen otázka, zda to bude v podobě, se kterou pracovala předchozí poslanecká sněmovna, nebo zda zákon dozná změn a bude spíše odpovídat mantinelům, které nastavuje sama směrnice. Rozhodně se vám vyplatí nespoléhat na rozmary zákonodárců; máte-li více než 50 zaměstnanců, začněte s přípravou na novou povinnost raději včas.
Kdo je whistleblower?
Zajistit bezpečnou atmosféru, kde se zaměstnanci nebojí použít svůj hlas, bude pro mnohé firmy a organizace v následujících měsících velkou výzvou. Firmy i veřejné instituce budou muset zavést interní oznamovací systém, který přísně chrání identitu oznamovatele neboli whistleblowera, jenž v rámci organizace upozorní na podezřelé jednání. Za porušení či nesplnění povinnosti přitom dle navrhované legislativy hrozí až milionová pokuta.
Oznamovatelé neboli whistlebloweři jsou zpravidla zaměstnanci, kteří mají přístup k citlivým informacím, a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Nepředstavujte si ale typického whistleblowera jako škůdce – podle zkušeností ze západní Evropy jde o člověka, který má zájem věci zlepšovat. Otázkou ale je, kde takové podezřelé jednání oznámí. Podle návrhu zákona bude mít dvě možnosti – obrátit se na externí oznamovací kanál zřízený ministerstvem spravedlnosti, nebo si vybrat interní oznamovací systém své organizace.
Aby zaměstnanci neoznamovali podezřelé jednání úřadům, a organizace tak neztratily kontrolu nad řešením svých problémů, měly by samy zajistit takový interní systém, který bude bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný, a to nejenom proto, že to již brzy bude vyžadovat zákon.
Proč zavést whistleblowing?
1. Budete mít možnost problém řešit
Whistleblower, kterého ve firmě nikdo nevyslyší, půjde s problémem jinam – třeba právě na ministerstvo či do médií. Než jim ale celou věc svěří, pokusí se podle studie Whistleblowing Report společnosti EQS 90 procent oznamovatelů vyřešit problém interně v rámci firmy. To je tedy příležitost vzít věci do vlastních rukou. Díky funkčnímu oznamovacímu systému se tak majitelé firem nebo management mohou o protiprávnostech dozvědět dříve, než se z nich stanou kauzy na zpravodajských serverech či v investigativních pořadech.
2. Předejdete finančním ztrátám
Pád energetického gigantu Enron, aféra Dieselgate či únik interních dokumentů o tom, jak funguje Facebook – to všechno jsou kauzy, které rozpoutali whistlebloweři a kvůli kterým dané firmy následně čelily zásadním ekonomickým ztrátám. Podle studie ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) mohou podvody uvnitř firmy připravit společnost až o 5 procent ročního obratu.
To potvrzují i čísla Facebooku. Poté, co jeho bývalá zaměstnankyně Francis Haugenová nařkla společnost, že nebojuje proti šíření dezinformací ani obchodování s lidmi a upřednostňuje především zisk, reagovaly akcie Facebooku prudkým propadem – během jednoho obchodního dne odepsaly 4,9 %, čímž se hodnota jmění Marka Zuckerberga snížila o 6 miliard.
3. Posílíte svou reputaci
Whistleblowing doplňuje celkovou strukturu fungování compliance a risk managementu ve společnosti. Funkční a důvěryhodný oznamovací systém je efektivním nástrojem k odhalování možných nedostatků a věcí ke zlepšení, které (pokud vůbec) rozkryjí jen zdlouhavé a nákladné audity. To ostatně potvrzuje i nová metodika Nejvyššího státního zastupitelství, která zmiňuje whistleblowing jako jedno z opatření, která mohou odvrátit trestní odpovědnost právnické osoby.
Zavedení whistleblowingu se postupně stává standardem u společností s vysokou etickou kulturou podnikání a je nutností i u státních organizací a podniků, které jsou pod silnou regulací, či u firem, které potřebují vysokou úroveň compliance kvůli investorům nebo požadavkům zahraničních partnerů. Naši klienti využívají i toho, že pokud je whistleblowing součástí firemní etiky a integrity či ESG principů, funguje pak i jako konkurenční výhoda například ve výběrových řízeních. A taková firma je potom zajímavější nejen pro investory, ale i zaměstnance.
Jak by měl whistleblowing ve firmě fungovat?
Firmy a organizace budou mít podle návrhu zákona povinnost vytvořit zabezpečený komunikační systém, v rámci něhož by mohli zaměstnanci na nekalosti upozornit. Whistleblower by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost i osobně a systém by měl přitom striktně zaručovat jeho anonymitu. Za nejlepší řešení proto považujeme webovou platformu, která umožní oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, zároveň zůstat anonymní a přitom vést následnou komunikaci s organizací.
Je také potřeba určit osobu odpovědnou za řešení oznámení a vytvořit systém jejich evidence. V každém případě by mělo vždy po oznámení následovat jeho řádné prověření, a pokud se ukáže jako důvodné, navazovat by měla příslušná opatření k nápravě.
Jmenování tzv. příslušné osoby je proto klíčové. Ta je jako jediná oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a oznámení posuzuje. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba; je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti. Vzhledem k tomu, že v případě pochybení příslušných osob návrh počítá až s pokutou 100 tisíc korun, je na místě také uvažovat o pojištění rizik spojených s výkonem této funkce.
Mýty kolem whistleblowingu
Říkáte si, že vaše interní problémy již řešíte a obejdete se i bez etické linky? To je jistě známka dobře fungujících vztahů v rámci organizace. Jste si ale jisti, že se dozvídáte o všech případech, které byste mohli efektivně vyřešit? Podle studie ACFE je funkční systém whistleblowingu zdaleka nejefektivnějším nástrojem na odhalování podvodů uvnitř firmy, zjistí se tak až 43 procent případů.
V Česku stále také narážíme i na negativní vnímání whistleblowerů a na obavy, že takoví lidé budou systém zneužívat. Správně vytvořený a nastavený whistleblowing ovšem případnému zneužívání předchází. Data ve studii EQS ukazují, že po zavedení systému obdrží firma průměrně přes 50 oznámení za rok, z toho každé druhé je relevantní a důvodné.
Stane-li se whistleblowing běžnou součástí interních procesů a má podporu ze strany vedení, lze takového optimálního řešení dosáhnout. Pokud se ale domníváte, že bude stačit dát schránku důvěry na zeď, či zvolíte řešení ve stylu "nějak to uděláme", dovolíme si vás vyvést z omylu. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací systém podle navrhovaného zákona není triviální úkol a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců. Doporučujeme proto začít s přípravou včas.
Řešení FairWhistle
Jako zkušení profesionálové v oblasti compliance víme, jak by mělo vypadat funkční a efektivní řešení whistleblowingu. Vytvořili jsme proto FairWhistle, tedy komplexní řešení pro firmy na klíč.
Pomůžeme vám vybrat správné oznamovací kanály, zajistíme moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů a připravíme veškerou dokumentaci včetně komunikace a osvěty, která by měla systém doprovázet.
Nabízíme i následnou podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce tzv. příslušné osoby. Implementujeme celý systém a kompletně převezmeme jeho správu a provoz. Umíme vytvořit důvěryhodný systém, který bude pro oznamovatele první volbou.
Má široké zkušenosti s korporátními transakcemi, M&A a poradenstvím v oblastech technologického práva, práva duševního vlastnictví, ochrany osobních údajů a GDPR. Zabývá se právními aspekty udržitelného podnikání a compliance a možnostmi využití informačních technologií pro compliance činnosti.
Nabízí společnostem a organizacím komplexní poradenství ohledně dodržování právních předpisů. Zabývá se i nastavováním pravidel pro předcházení korupci či střetu zájmů. V rámci vyšetřování se specializuje na detekci, prevenci a odhalování jak interních, tak externích podvodů s důrazem na maximální ochranu hodnoty společnosti.
Řídí FairData Professionals, sesterskou společnost HAVEL & PARTNERS, která klientům pomáhá nezávisle řídit compliance rizika. Jako uznávaný odborník na ochranu osobních údajů poskytuje komplexní služby firmám i organizacím a dohlíží, aby implementace etické linky ve společnostech byla v souladu s GDPR.
Je specialistkou na pracovní právo, compliance a interní investigace. Má rozsáhlé zkušenosti s poskytováním poradenství prostřednictvím komplexních vyšetřování zahrnujících i vyšetřování jednání a stížností zaměstnanců prostřednictvím etické linky. Poskytuje také komplexní podporu při splnění povinností v rámci následných řízení či interních postupů vyplývajících z vyšetřování.
